Denk aan de belangrijkste medewerkers van een bedrijf. De eerste die in je opkomen zijn misschien leidinggevenden, verkopers of mensen in de financiële wereld, maar niet veel mensen zullen zich op de receptioniste concentreren.
Een van de eerste medewerkers die een klant van je bedrijf aan de telefoon tegenkomt, is echter de receptioniste of telefoniste die de hoofdnummers van het bedrijf, filiaal of afdeling beantwoordt. Receptionisten zijn doorgaans een heel klein onderdeel van de organisatie, maar echt een van de belangrijkste.
Zij zijn het gezicht van het bedrijf
Receptionisten hebben veel klantinteracties en ze brengen meestal een zeer korte tijd door met de klant, maar ze beantwoorden een heel hoog aantal telefoontjes. Daarom hebben ze een enorme impact op de eerste indruk die iemand van het bedrijf heeft. Omdat ze vaak het eerste aanspreekpunt zijn, zullen ze natuurlijk veel klantinteractie hebben. Hoe ze handelen en spreken, heeft invloed op de ervaring die de mensen hebben die bij het bedrijf binnenkomen.
Ze treden op als interne conciërge
Veel rollen waarbij telefoons worden beantwoord, omvatten ook enkele organisatorische taken. Daarom zullen receptionisten ook taken moeten uitvoeren zoals het bestellen van taxi’s voor gasten, voor lunch zorgen of het organiseren van catering voor een vergadering. Ze bieden ook een service aan hun collega’s binnen het bedrijf, ze helpen hen te verbinden met het juiste interne of externe eindpunt, wat hun collega’s tijd bespaart.
Ze zijn een firewall voor het management
Receptionisten vervullen twee echt tegengestelde rollen. Ze zijn tegelijkertijd de conciërge, maar fungeren ook als firewall. Ze filteren telefoontjes die het kantoor binnenkomen om medewerkers te achtervolgen, en in het bijzonder het senior managementteam. Receptionisten controleren of de collega beschikbaar is om een telefoongesprek aan te nemen of geven prioriteit aan specifieke oproepen, waardoor de storing tot een minimum wordt beperkt en hun collega zich kan concentreren.
Ze houden de organisatie georganiseerd
Telefoongesprekken aannemen zal niet het enige werk zijn dat telefonistes en receptionisten moeten doen. Ze zullen ook andere ondergeschikte taken moeten uitvoeren, bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden op voorraad houden, een database met e-mailadressen en telefoonnummers voor hun collega’s beheren, berichten aannemen en contact opnemen met gevraagde personen.Lijkt de job als receptioniste op je lijf geschreven? Raadpleeg dan nu seris.nl of werkenbijseris.nl!
Recente reacties